失禮人的助手

一位頗有知名度但互不相識的人給我私訊，約見面，來回幾遍後，只須他看看自己日曆，我們便能定好日期時間地點，但他說助手會跟進。

一周後，我快忘記這事時，其助手發來電郵。我知道那人的辦公室位於新界，對我來說確實遙遠遂直接提出：「我這兩周還在香港，可在九龍見面。」

過了三天，助手回覆：「老闆的時間表排得很滿，你能到我們這兒見面嗎？」

我想，縱然對方有點江湖地位和名氣，但主動提出約見的是他，我想不到理由要花兩三小時的交通時間登門造訪。於是，堅定地說：「我們還是在九龍見面吧。」

又過了幾天，助手才能確實日期和九龍某地點，卻多問一句：「你找老闆的agenda是什麼？」

我的眼睛已翻到後腦！深呼吸好一會兒，稍為回過神來，回答：「是你老闆約我的，你還是問他有什麼agenda吧。」

可以想像，老闆回到公司，簡單地告知助手跟進，不說上文下理（或說了，助手卻接收錯誤）。於是，助手不加思索自以為全世界都渴望與其老闆見面，才沒頭沒腦地要求外人遷就老闆。況且，一件這麼簡單的預約，還要拖至十天、分幾個電郵才能落實，他們在太空船工作，用衛星收發郵件的嗎？

另一個常見現象是秘書或助手收到上司指令，聯絡素未謀面的我，卻不介紹自己是何方神聖、哪個機構、什麼部門、代誰人詢問，極簡單地問我能否提供領導培訓。我要逐一提問，助手才逐一透露公司名字，解說是受老闆所託向我詢問。我不好意思問「你老闆又是誰」，盡量單方面憑其公司規模而衡量是否值得見面。

然而，我還要追問，「當天會議有什麼人出席？」他才透露最高管理層都會列席。

其實，一封正正經經的電郵，簡述自己公司背景、老闆如何得知我的培訓、為何找我、想針對什麼管理問題⋯⋯這些「指定動作」反正遲早都要做，為何要待我提問一句，才緩緩答一句？十五分鐘雕琢一份專業的信件，不但省卻我的時間猜想和提供「義務指導」工作，還有助建立其公司形象。

這類令我「流牙血」的事例多不勝數，浪費各方的時間和精力，乃經濟學提出的economic waste。

一個員工的書面或電話等溝通能力，或多或少反映其機構的整體管理能力及企業紀律，甚至內部文化和思維。上述的助手心態或許流露對自己公司的優越感及狹隘的視野，以為所有人都渴望拜見自家主人，或是想拿生意的vendor，溝通過程難免顯露馬虎和不專業的態度。

某大機構邀請我加入其義務理事會，我一向審慎，不喜歡為名譽或所謂的光環而接受此類頭銜，遂問清楚對方期望我有何實際貢獻。那機構的一位高層人士劈頭便說：「這個委任嘛，是一個榮幸⋯⋯」

且慢。人們通常會說，「如能邀得你接受邀請，將是我們的榮幸。」但聽這人如此理所當然地說是受邀者的榮幸，反映這機構內部一直存在高高在上的自我感覺良好，才會在一個見慣世面的高層口中，自然流露出來，甚或覺得我問題多多，不識抬舉。

交流了一會，我還在猶疑應否接受這個「殊榮」，「如你所說，這是一個honor⋯⋯」

對方搶著說：「對呀，這真是個honor啊！」

我的眼又翻到了腦後。

還有一類助手，可能是表達能力有問題，又一直沒有上司指導他們如何有禮貌地撰寫一個專業和體面的函件，從電郵內容看出不假思索的句子組織、生硬的用詞和錯別字，欠缺誠意，甚至令人感到冒犯。看見缺乏基本professional etiquette的來函，我的反應當然是delete！

我接觸過許多如此這般的「離奇」職員，有年輕的，也有資深的。我在午夜夢迴間少不免問，自己有沒有這般下屬，在外面橫衝直撞，丟了公司的架？

一個人的行為，可以影響別人對全公司的觀感。既然下屬反映上司的管理程度，但如果我根本不知下屬如何對待別人，豈不是很無辜？所以，我會很感激有人願意給我反饋，指出哪位同事不禮貌，或遲覆電郵，我必馬上查明真相。別人不一定是對的，但我一定會調查，如有屬實定做好「家教」，免得他們繼續「失禮死人」之餘，可能會誤了大事。

對於別人的下屬，假若我不認識其上司，很難提供反饋。倘若認識其上司，還要是友好的話，我會將心比己，相信對方也想知道下屬有否失禮人，理應不想蒙在鼓裡，所以，我多半會鼓起勇氣告之實情。有些人會較為積極，告訴我他們已處理下屬問題；有些人會聳聳肩，表示無奈。我相信有些人心裡還是介意我多管閒事的，所以這類反饋，少給為妙。

如果你的助手不是親自調教出來的，無論他資歷如何，最好請他把所有代表你發出的聯絡電郵，給你抄送一份，讓你直接評估其書寫和溝通能力。一旦發現他不懂雕琢一份專業、「見得人」的電郵，這是coach他的最佳時機，否則，最終吃虧的是你自己。

再推算下去，假若你對一個協議胸有成竹，交給助手跟進，他卻告訴你事情搞砸了，並指責別人不是。你應提高警覺，先調查助手是否真正「兇手」，讓你的架給丟了！

千萬不要死得不明不白，快快管教你的助手。

2017.12.14