失禮人的助手

一位頗有知名度但互不相識的人給我私訊,約見面,來回幾遍後,只須他看看自己日曆,我們便能定好日期時間地點,但他說助手會跟進。

一周後,我快忘記這事時,其助手發來電郵。我知道那人的辦公室位於新界,對我來說確實遙遠遂直接提出:「我這兩周還在香港,可在九龍見面。」

過了三天,助手回覆:「老闆的時間表排得很滿,你能到我們這兒見面嗎?」

我想,縱然對方有點江湖地位和名氣,但主動提出約見的是他,我想不到理由要花兩三小時的交通時間登門造訪。於是,堅定地說:「我們還是在九龍見面吧。」

又過了幾天,助手才能確實日期和九龍某地點,卻多問一句:「你找老闆的agenda是什麼?」

我的眼睛已翻到後腦!深呼吸好一會兒,稍為回過神來,回答:「是你老闆約我的,你還是問他有什麼agenda吧。」

可以想像,老闆回到公司,簡單地告知助手跟進,不說上文下理(或說了,助手卻接收錯誤)。於是,助手不加思索自以為全世界都渴望與其老闆見面,才沒頭沒腦地要求外人遷就老闆。況且,一件這麼簡單的預約,還要拖至十天、分幾個電郵才能落實,他們在太空船工作,用衛星收發郵件的嗎?

另一個常見現象是秘書或助手收到上司指令,聯絡素未謀面的我,卻不介紹自己是何方神聖、哪個機構、什麼部門、代誰人詢問,極簡單地問我能否提供領導培訓。我要逐一提問,助手才逐一透露公司名字,解說是受老闆所託向我詢問。我不好意思問「你老闆又是誰」,盡量單方面憑其公司規模而衡量是否值得見面。

然而,我還要追問,「當天會議有什麼人出席?」他才透露最高管理層都會列席。

其實,一封正正經經的電郵,簡述自己公司背景、老闆如何得知我的培訓、為何找我、想針對什麼管理問題⋯⋯這些「指定動作」反正遲早都要做,為何要待我提問一句,才緩緩答一句?十五分鐘雕琢一份專業的信件,不但省卻我的時間猜想和提供「義務指導」工作,還有助建立其公司形象。

這類令我「流牙血」的事例多不勝數,浪費各方的時間和精力,乃經濟學提出的economic waste。

一個員工的書面或電話等溝通能力,或多或少反映其機構的整體管理能力及企業紀律,甚至內部文化和思維。上述的助手心態或許流露對自己公司的優越感及狹隘的視野,以為所有人都渴望拜見自家主人,或是想拿生意的vendor,溝通過程難免顯露馬虎和不專業的態度。

某大機構邀請我加入其義務理事會,我一向審慎,不喜歡為名譽或所謂的光環而接受此類頭銜,遂問清楚對方期望我有何實際貢獻。那機構的一位高層人士劈頭便說:「這個委任嘛,是一個榮幸⋯⋯」

且慢。人們通常會說,「如能邀得你接受邀請,將是我們的榮幸。」但聽這人如此理所當然地說是受邀者的榮幸,反映這機構內部一直存在高高在上的自我感覺良好,才會在一個見慣世面的高層口中,自然流露出來,甚或覺得我問題多多,不識抬舉。

交流了一會,我還在猶疑應否接受這個「殊榮」,「如你所說,這是一個honor⋯⋯」

對方搶著說:「對呀,這真是個honor啊!」

我的眼又翻到了腦後。

還有一類助手,可能是表達能力有問題,又一直沒有上司指導他們如何有禮貌地撰寫一個專業和體面的函件,從電郵內容看出不假思索的句子組織、生硬的用詞和錯別字,欠缺誠意,甚至令人感到冒犯。看見缺乏基本professional etiquette的來函,我的反應當然是delete!

我接觸過許多如此這般的「離奇」職員,有年輕的,也有資深的。我在午夜夢迴間少不免問,自己有沒有這般下屬,在外面橫衝直撞,丟了公司的架?

一個人的行為,可以影響別人對全公司的觀感。既然下屬反映上司的管理程度,但如果我根本不知下屬如何對待別人,豈不是很無辜?所以,我會很感激有人願意給我反饋,指出哪位同事不禮貌,或遲覆電郵,我必馬上查明真相。別人不一定是對的,但我一定會調查,如有屬實定做好「家教」,免得他們繼續「失禮死人」之餘,可能會誤了大事。

對於別人的下屬,假若我不認識其上司,很難提供反饋。倘若認識其上司,還要是友好的話,我會將心比己,相信對方也想知道下屬有否失禮人,理應不想蒙在鼓裡,所以,我多半會鼓起勇氣告之實情。有些人會較為積極,告訴我他們已處理下屬問題;有些人會聳聳肩,表示無奈。我相信有些人心裡還是介意我多管閒事的,所以這類反饋,少給為妙。

如果你的助手不是親自調教出來的,無論他資歷如何,最好請他把所有代表你發出的聯絡電郵,給你抄送一份,讓你直接評估其書寫和溝通能力。一旦發現他不懂雕琢一份專業、「見得人」的電郵,這是coach他的最佳時機,否則,最終吃虧的是你自己。

再推算下去,假若你對一個協議胸有成竹,交給助手跟進,他卻告訴你事情搞砸了,並指責別人不是。你應提高警覺,先調查助手是否真正「兇手」,讓你的架給丟了!

千萬不要死得不明不白,快快管教你的助手。

2017.12.14