Ada Ho's Weekly Column
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Ada Ho 何靜瑩

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Ada is Founder and CEO of internet startup, Paxxioneer. She co-founded social enterprises, L plus H Fashion and L plus H Creations Foundation. She is a weekly columnist and author of 4 books.

企業文化與靈魂

不少機構只有單一目標:按時交貨,員工上班下班穩定不離開,領導層準時出糧,期望大家做好本分便夠了,不提供培訓,因不屑或不懂提升整體水平、創意和生命力。

缺乏企業文化、個性和靈魂,可算是一種文化!

我曾在這類機構工作,同事像沒靈魂的軀殼,默不作聲做到合格為止,領導層看到盈利達標便心滿意足,不把員工的個人成長和專業發展放在心上。如果是家族生意,老闆心態往往是出錢聘請員工,就是換取功能性的服務,雙方維持一種交易式的關係。故此,下屬不應綻放,任何光環和榮耀全歸至高的股東家族。

這類機構話事人喜歡把家族的價值觀和家訓放在嘴邊,因承傳家族名聲才是使命,變相成為企業的最崇高目標,卻無形中belittle(矮化)不屬於家族圈子的一眾員工。縱然老闆對員工說什麼當作一家人看待,但員工深知親疏有別,血緣是一切。

無論多出色能幹的員工,只能低頭不語做事,以免被大老闆誤會功高蓋主;須為兩斗米折腰的人,更不由得「鵪鶉化」自己。有抱負而又不受現實限制(如沒有被五百呎樓捆死自己前途)的人,肯定不甘為別人家族賣命,遲早離開死氣沉沉、被管理家族belittle的地方。

幸好我也曾在充滿個性、活力和靈魂的機構工作。領導層評估企業的整體健康狀況,著眼於員工能否發揮所長,是否在自己的崗位獨當一面,

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辣著上司

很多人埋怨上司太忙,沒給時間聽其意見和感受。有人甚至理所當然地說:「我要求老闆給我兩小時,但他的秘書最後只能安排一個半小時。」 會後,她還抱怨時間不夠,沒能把重點好好闡述。

我聽後極為驚訝——CEO能夠騰出那麼多時間給你,還埋怨什麼?我認識雙方,知道老闆耐性和聆聽能力不錯,也知道下屬說話欠組織力和層次感。她是那種說半天開場白也未能進入重點,甚至力求抒發內心感受多於切中要害的人。

上級須聆聽同事,但下屬不能奉旨上級隨時伺候左右、噓寒問暖。與上司溝通更要有準備和鋪排,有節有理。打從第一天踏入社會工作,我們便學習游說上司,盼能令對方把自己的主意或要求放在心上,然後正式放在議事日程。

對不少抱怨上司不給予足夠時間的員工,我會這樣回應:「上級固然是忙碌的。你是否忘記了一分鐘elevator speech?老闆的注意要靠贏取和爭取,不是靠埋怨而來的。」

為了爭取極繁忙的老闆的時間,我的慣常做法是在辦公室走廊「攔途截劫」他,先拋一句吸引他注意力的「頭條」:「我需要跟你商討有關XX的進展。」

老闆會說:「我趕著去機場,下周回來,請跟我秘書約時間。」

我有備而來,說:「沒關係,我送你下樓,邊走邊說。」

然後,把握那短短一兩分鐘的電梯時間,

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教不嚴 師之惰

有陌生人給我私訊,內容(翻譯)如下:「(我是)某大學某部門的講師,邀請你當我課堂之榮譽講員,在本學期演講一小時,題目為XXX。由現在至五月任何星期一下午。給我你的電郵地址或whatsapp至XXX,或致電123、234或567,我會把課程表發給你。」

這樣的一封滿布錯別字和英文文法錯誤的私訊,且用詞簡陋、語氣懶惰和無禮,還用上不少縮寫及速記,連一個please、thank you之類的基本禮貌用詞都不寫,又沒有上款下款及正式的課堂簡介;我登入其私人臉書裡,更是一點背景資料都找不到。

看見如此不堪入目的「邀請函」,你若是我,會怎麼做?

邀請函寫得有誠意,還只是關鍵第一步。有些教授沒有管理課堂秩序,演講嘉賓徒浪費時間。故就算有教授電郵寫得盛意拳拳,我會先與他通電話,說清楚只想出席四十人以上的活動,還有最最最重要的「教室秩序」。

我知道很多大學生遲到半小時至一小時不等,並打開電腦或手機做別的事,而講師一般都視而不見。有位教授竟自信兮兮,說一向注重課堂規矩、秩序和專注力等儀態(manners and etiquette),甚至把要求放進課程表,故能保證學生都是有規有矩的。他的學科估計有七十位學生修讀,遠超我所要求的最低人數。

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先知先覺

大部分人對周邊的事情處於後知後覺,甚至不知不覺的狀態中,真正做到先知先覺的,又有多少人?

後知後覺,然後才解決問題,令人疲於奔命,花費十倍時間和精力去救火、補鑊,最後仍未必能把事情或關係修好。有些人缺乏觀察力,或只懂用一把尺衡量工作,或極為脫節、離地,縱有問題重複出現,還是處於不知不覺的雲遊和渾噩狀態!

我看見一位CEO忙得團團轉,跟他交手幾回後,發現就算安排一個會議這等小事上,他和團隊都顯得錯漏百出,來來回回給我不少懨懨悶悶的麻煩,可推斷他平時用上不少時間向別人道歉,不斷重做、修補,和解決自己管理不善而製造出來的問題。

我著他估計每一天的工作,有多少是推動性質,多少是救火性質,他說起碼一半是幫自己或幫同事補鑊的,故感到身心俱疲,還要提心吊膽,等待下一個問題何時「爆煲」。換言之,他經常處於後知後覺所引致的被動狀態,而對許多事情掌控有限的不知不覺狀態下,只有擔驚受怕的無力感。

如果他能改善先知先覺的能力,便可減少當「救火員」的後知後覺補救工作,以換取空間投放在推動性和預防性的前期和跟進工作。這不但令自己幹得起勁,也能提升團隊士氣。

幸好,先知先覺,是可以培養和操練出來的。

先知先覺分兩種情況。第一種是當你稍為聽到不健康的微言、嗅到誤解的萌芽、

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同理心不等如同情心

我曾有位剛轉行的新同事,收到一位合作夥伴的電郵,跟我說:「他通知我們,周五須出席機構的周年宴會,故不能如期參加我們的會議。」

我想了想,說:「他不出席會議,怎成事?我跟他的老闆溝通一下,看是否公司不放人,還是他藉口多多。請你把他的電郵轉發給我。」

同事面有難色,「我來自他的行業,明白他們平日工作壓力大。跟我們合作是其老闆top-down的旨意,下屬無心執行乃意料之事。我們還是不要強人所難吧。」

我開始聽出問題所在:我的同事過於了解對方感受,表露出同情心(sympathy),故顯得無奈與無助。我需要先把同事的意識,由同情心的層次提升至同理心:「他的上司事先做好engagement的工作,團隊表示願意承擔,老闆才敢commit這大型項目,沒有被逼不被逼下屬的。但如果下屬對著老闆說一套,執行起來卻又是另一套,老闆不應知道實情麼?」

同事顯得不耐煩,爭論起來:「你這樣告訴他的老闆,不就是打小報告?」

我看到同事咬牙切齒的模樣,甚是懊惱:「任由他如此不積極,豈非影響整個項目?那請問你,有什麼更好的提議?」

同事除了嚷著說由得對方缺席,別無他法。我嘗試引導他進入老闆的位置:「下屬缺乏投入感,你是上司的話,會怎麼想?

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