Ada Ho's Weekly Column
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Ada Ho 何靜瑩

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Ada is Founder and CEO of internet startup, Paxxioneer. She co-founded social enterprises, L plus H Fashion and L plus H Creations Foundation. She is a weekly columnist and author of 4 books.

一對一會議培養真戰友

我曾創辦一個義工項目,有一名搭檔負責日常運作,每天帶領幾十個義工行動。有一天,她宣布午飯時間後,我想到一個新主意,拿過米高峰,更改她剛宣布的時間。當晚才發現她極為氣憤,說我這樣當眾改變她的決定是不尊重她,以後由我負責她的工作好了!

我聽得莫名其妙,只覺她小器——我作為最高領導人,改變一個吃飯時間,又有說出理由,又沒有說你不是,哪裏羞辱了你?跟尊不尊重有何相干?我覺得無辜受屈,從此避開她,本來合作無間的關係,因為一件小事情,再也修補不了這道無緣無故的裂縫。

原來類似場面不時在職場和家中發生,特別當兩人在某些責任上擁有重疊權力時,便容易出現這種尷尬情形。

我跟過好的上司,懂得與我事先商量重大複雜事情,特別是人事調配和升降去留,我感到被重視和被栽培。我也跟過不懂管理的上司,與他關係好的話,便會跟我多商量一下(雖然都是聽他發表偉論);當我們關係緊張,尤其是他開始把我邊緣化,又或是怕我反對而要隱瞞我的話,便會盡量減少與我一對一討論事情。然而,他愈想避免花時間解釋和辯論,愈令關係疏離、猜疑增加,衍生不少誤會,最後真的釀成互不尊重。

大決策無私下溝通 激走副手

有公司二把手告訴我,大老闆沒有概念多開一對一的小會議,任何大小事務、

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中層管理

任何一個最高領導人深知中層管理人員是執行力的關鍵因素,無論董事會或CEO理念有多崇高、策略有多準繩,如果中層經理因各種原因不賣力推動和執行,結果是帶着理想入棺材。

眼見許多機構投資在中流砥柱的中層人員,的確乏善足陳,無論是在職訓練還是外聘培訓,頂多投資在較出眾的小部分中層,其餘的大多是隨着階級高低而決定培訓費用。普遍是每年聘請一個大路一點、價錢相宜的講員,說一些不痛不癢、「阿媽是女人」的題目,心理上和形象上交貨便算了,質素如何、效果如何、適切度如何,高層卻不大理會。

平日沒有用心培訓中層,茶餘飯後卻抱怨中層不濟無能,或青黃不接,或添煩添亂,究竟是誰之過?

誰是中層?

籠統來說,在大機構裏,CEO對下兩級至部門主管屬於中層經理;在中小型機構,CEO對下一級至管理少至一人都可算是中層。有些中層亦可不用管理下屬,而是牽涉中高層事務,擁有資深專業知識,協調跨部門工作等。

中層管理者除了要鞏固專業技能、硬技術之外,最大挑戰是培養各式各樣的軟技能,尤其是人事管理,當中牽涉須長年累月培養出來的判斷力、拿揑分寸、優先考量、危機意識、權力運用、管理而非逃避風險和衝突。

最困難的是學習兩難之間的判斷——不一定是50:50的平衡,也不能凡事中間落墨,而是因應處境(

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職場界線的破與立

大多數主管,無論位居高中低層,都時刻掙扎如何在不同的關係中劃界線(set boundaries),尤其在推崇消除界線(boundaryless)的現代職場裏,真不知界線應在何處模糊、何處清晰、何處因應情况而改變。

大多數為人上司的,都希望塑造親民形象,淡化階級觀念。我遇過一個相當注重傳統階層關係的老闆,每次當我向外人介紹他是「我的上司」時,他會顯得不好意思,馬上推說「不要客氣,都是同事」。我初出道時,一間架構非常flat的公司也用「去界線化」的機構文化來吸引人才,我竟然深信不疑而日漸養成沒界線的「任性」,經常會「無大無細」亂反駁不同的上司;他們又不敢發揮正式權力,只好迫於無奈地耗盡時間與我這個小學雞沒完沒了地解釋、開導、糾纏不清,卻在心坎處埋下殺機。

顛覆職場界線不是一味「破」界線,也要重塑新的關係界線、權力界線、職分界線,而在這層次「立」界線,須講求更大的判斷力和自律。

1. 親民界線:無架子 反招猜疑

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學習樂觀 不做dead body

我在中學時期,班裏總有一兩個同學經常往悲觀方向想東西,什麼都說不行,最後大家便會跟隨她們放棄任何嘗試。我不喜歡被她們拖後腿,每逢組織創新活動時,都不會邀請她們加入團隊,免得大家連試都不敢試。

出來工作後,也偶然遇到另一種極端的同事:過分樂觀者容易「下巴輕輕」、不計算清楚風險與難度便草率推行新政。如果老闆過度樂觀(尤其二世祖!),草率要求團隊不斷推出欠缺深思熟慮的項目,令眾人疲於奔命之餘,太多半途夭折的失敗項目更會打沉士氣。

如何處理別人或自己的樂觀或悲觀?賓夕法尼亞大學著名心理學家Martin Seligman做了多年研究,得出重要的結論:

  1. 人生不如意事十常八九,但樂觀者更能承受壓力,重新站起來;悲觀者容易放棄,甚至陷入憂鬱。
  2. 樂觀者的韌力令他在工作、學校和比賽成就更多。樂觀也可增強免疫系統,令身體健康甚至更長壽,亦令人感到愉悅。
  3. 機構、團隊、公司應當充滿樂觀者。招聘員工的評核測試,除了傳統的能力及推動力,還應加入樂觀程度。
  4. 如果無助和憂鬱可經由學習而來(稱作習得無助,learned helplessness),那麼樂觀也可以經由學習而來(稱作習得樂觀,learned optimism)。換言之,悲觀者可改變自己變得樂觀,獲得隨之而來的工作滿足感、健康和愉悅。
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從主持大局看開會藝術

有些CEO理直氣壯公開說自己不開會,標題立時盡收打工仔讀者拍爛手掌之效,但當你細看內容,這類人指的是不開形式化、無效用的例會。

我們厭惡的不是會議本身,而是開「爛會」。不幸地,許多會議都是爛會,過程令人生不如死,尤其是那些議而不決、反覆無目的、被迫聽主持人發表偉論、被聲大的人騎劫議題的會議。另一邊廂,上司最怕的是開會時有同事不表達意見,一旦步出會議室便到處破口大罵集體決策的不是。

我是罕有地非常喜歡開會的人,因為可以研究人生百態,也愛向難度挑戰,看能否對爛會帶來破局。以10人左右的會議來說,假若我是沒有主導權的與會者,我會在相對被動的形勢下,嘗試積極找出團隊內的潛在問題、心理分析與會者,希望逐步找出能夠幫助主持人改善討論質素;但也會在大是大非的議題上咬住不放,務求眾人摒棄行政方便的選擇,認真面對核心問題。而當我做會議主席時,除力求不讓爛會出現,還要推進到engage與empower與會者的更高層次。

不懂帶領節奏 建立共識

許多主持人抱着「交差」態度,只顧功能性、技術性地盡快走完議事日程,形式化地「開會、散會」,不顧討論質素,不理與會者的專注度,更不懂察看團隊動態(group dynamics);加上生怕被同事抱怨會議超時,

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